Wie als KMO de stap zet van eenmanszaak naar werkgever, krijgt te maken met een nieuw administratief universum. Hieronder de essentiële stappen.
Aansluiting bij sociaal secretariaat
Verplicht zodra je personeel aanwerft. Bekende namen: Acerta, Securex, SD Worx, Liantis. Tarief: 50 tot 80 euro per werknemer per maand voor volledige loonverwerking. Het sociaal secretariaat regelt RSZ-aangiftes, fiscale aangiftes, payroll en wettelijke documenten.
Paritair comité bepalen
Elke werkgever valt onder een paritair comité (PC). Dit bepaalt cao’s, minimumlonen, opzegtermijnen en loonindexen. Verkeerd PC kiezen leidt tot naheffingen en juridische geschillen. Voor administratief personeel meestal PC 200, voor IT-bedrijven PC 200 of PC 218 (aanvullend nationaal), voor horeca PC 302.
DIMONA-aangifte
Onmiddellijke aangifte van tewerkstelling vóór de werknemer begint. Niet doen kost een forfaitaire boete van 4.350 euro per niet-aangegeven werknemer (2026). Voor studenten- en flexijobs gelden specifieke DIMONA-regels.
Verzekeringen
Arbeidsongevallenverzekering is wettelijk verplicht (typisch 0,5 tot 5% van de bruto loonmassa, afhankelijk van de risicoklasse). Burgerlijke aansprakelijkheid uitbating dekt schade veroorzaakt door je werknemer. Een hospitalisatieverzekering of groepsverzekering is niet verplicht, maar zit steeds vaker in extralegaal pakket om talent aan te trekken.